Закупочная деятельность

Как известно, в сфере корпоративной закупочной деятельности выбор поставщика редко зависит от решения одного человека. Команда ответственных за такие решения лиц может включать самых разных представителей ключевого персонала предприятия; на разных стадиях закупочного процесса влияние членов этой команды довольно сильно варьируется. Важно выявить тех людей, от которых больше всего зависит решение на каждой стадии данного процесса, и контактировать именно с ними. Ниже мы постараемся ответить на наиболее часто задаваемые вопросы о том, как правильно спланировать и организовать закупочную деятельность предприятия.

Основные вопросы и ответы

Надо выяснить, кто в компании-потребителе заинтересован в ваших продуктах. Выявить других членов команды, принимающей решения о закупках, можно с помощью телефонных исследований, прямой почтовой рекламы или рекламы с помощью механизма ответной реакции.

Остерегайтесь излишне прямолинейных подходов: менеджеры по закупкам могут встать на защиту своего статуса; их нередко обижает, если поставщик «через их голову» обращается к другим членам закупочной группы; они считают, что это подрывает их авторитет.

На первый взгляд, перед вами стоит довольно легкая задача. Просто необходимо успешно взаимодействовать с человеком, который непосредственно заказывает ваши продукты. Однако, вполне вероятно, в этих отношениях таятся намного большие благоприятные возможности. Возможно, например, технический директор фирмы-потребителя не вполне удовлетворен техническими характеристиками вашего товара. А может, отдел маркетинга или исследовательская группа потребителя планируют начать выпуск нового продукта, что потребует изменения спецификаций ваших компонентов. Как уже говорилось, следить за изменениями требований потребителей надо постоянно, независимо от типа и цены продукта.

У директоров и прочих руководителей высшего звена действительно очень редко находится время, чтобы встречаться с торговыми агентами; и руководство обычно не считает совещания по организации сбыта одной из своих приоритетных задач.

Чтобы привлечь их внимание, можно, например, организовать семинар или специальный брифинг для руководства. Благодаря этому вы встретитесь с нужными людьми и получите отличную возможность более полно и подробно узнать их требования и запросы.

Организация закупочной деятельности

Как уже говорилось, в сфере корпоративных закупок поставщика обычно выбирает не один человек, а группа. При этом члены закупочного комитета вносят в окончательное решение разный вклад и предъявляют разные требования к необходимой им для этого информации. Сегодня во многих компаниях внедрены структуры закупочных групп, которые принимают решения о наиболее дорогостоящих покупках; вам важно наладить с каждым их членом максимально эффективные взаимосвязи.

В зависимости от стоимости и сложности приобретаемого продукта закупочная группа, принимающая решения о покупках, включает такие подразделения:

• руководители высшего уровня;
• специалисты по закупкам;
• технические специалисты;
• производственные менеджеры;
• провайдеры услуг;
• маркетинговый персонал;
• менеджеры отделов.

Обычно с мощной, влиятельной закупочной группой приходится иметь дело в следующих обстоятельствах:

• если продукт является жизненно необходимым компонентом для продуктов вашего потребителя или стратегически важен для него;
• если ваш продукт сложен с технической точки зрения;
• если ваш продукт очень дорого стоит.

Если же ваш товар или услуга относительно дешевы и не слишком ценны, решения об их покупке, скорее всего, будут базироваться исключительно на таких критериях, как цена и условия поставок, в этом случае к их принятию вряд ли будет привлекаться целая команда.

Кроме того, следует помнить, что разные члены закупочной группы имеют разное влияние на разных этапах процесса принятия решения о покупке.

• Закупщики и менеджеры отделов обычно больше всего влияют на ранних этапах, когда спецификации нужного продукта определяются в общем.
• На этапе оценки предложений основное влияние переходит в руки технических специалистов.
• Руководители высшего уровня редко интересуются деталями, но хотят иметь общее представление о бизнес-выгодах, которые получит их компания, приобретя ваш товар или услугу, то есть, на последнем этапе.

Руководители высшего звена обязаны в общих чертах знать выгоды, которые обеспечит их бизнесу покупка того или иного продукта, обычно они хотят получить четкое подтверждение того, что компания-поставщик способна обслуживать их долгосрочные потребности. Они понимают, что любой риск может навредить их бизнесу.

Многие поставщики изо всех сил стараются переместить обсуждение своих продуктов на уровень совета директоров фирмы-потребителя, надеясь тем самым продемонстрировать их стратегическую важность. Стоит признать, что такая методика полезна для развития бизнеса, поскольку позволяет с самого начала установить высокий уровень зависимости, важный для дальнейшего контроля над клиентом.

Специалисты по закупкам обычно являются ключевыми фигурами в организации закупочной деятельности. Конечно, они редко отвечают за принятие решений о закупках совершенно самостоятельно, но зачастую они возглавляют группу, принимающую такие решения. Кроме того, именно с ними вы, скорее всего, будете поддерживать связь и вести дела в ходе поставок.

Многие компании реализуют программу одобренных или привилегированных поставщиков, и, чтобы получить такой статус, ваша фирма должна отвечать целому ряду жестких критериев и требований. Управляет таким списком обычно отдел закупок. Программы привилегированных поставщиков в основном предусматривают использование рейтинговых систем для оценки их деятельности. Эти системы представляют собой неотъемлемую часть процесса развития эффективных взаимоотношений, ведь благодаря им специалисты по закупкам могут неуклонно повышать уровень обслуживания своих внутренних потребителей.

В конечном итоге контроль над закупочным бюджетом предприятия является прерогативой ее финансового руководства. Эти сотрудники обычно выходят на сцену в тех случаях, когда закупки очень сложны или требуют значительных затрат. Им, как правило, требуется четкое подтверждение того, что приобретаемый продукт стоит уплаченных за него денег и что данная покупка действительно обеспечит наилучшую эффективность вложенных в него средств. Обычно они готовы рассмотреть альтернативные методы финансирования, и можно серьезно укрепить свои конкурентные позиции, предложив им гибкие схемы, скажем, лизинг или отсроченные платежи.

Технический персонал — ключевая составляющая большинства закупочных групп. Именно эти специалисты отвечают за неизменное повышение эффективности продуктов своей компании и, следовательно, усиления ее конкурентоспособности. Таким образом, тесные контакты с этими людьми следует поддерживать на самых разных этапах закупочного процесса. Если они разрабатывают новые продукты, вы должны общаться с ними на стадии планирования, чтобы повлиять на обновленную конструкцию. Если они работают над усовершенствованием имеющихся продуктов, следует подготовить и выдвинуть свои толковые предложения относительно повышения эффективности их детищ. Если они выходят на новые рынки, вы поддержите их, предложив услуги по подготовке контрактов или тренингов их персонала. Можно также предложить им целый диапазон специальных технических услуг, благодаря чему они смогут повысить уровень обслуживания своих внутренних потребителей.

Если вы выводите на рынок новаторский продукт либо выявили какую-то новую возможность повышения эффективности производственной деятельности своего потребителя или снижения его технологических затрат, вам прежде всего следует привлечь на свою сторону менеджеров-производственников и воспользоваться их влиянием в закупочной группе.

Если вы предлагаете рынку не товары, а профессиональные услуги, убедитесь, что у вас налажен тесный контакт с поставщиками других услуг. Они отвечают за такие области, как техническая поддержка, тренинги персонала, администрирование, логистика, компьютерные сети и прочие услуги, помогающие повысить эффективность самых разных бизнес-процессов. Сотрудничая с ними, вы можете укрепить взаимоотношения и усилить зависимость потребителя от вашей организации.

Маркетинговые специалисты выполняют чрезвычайно важную задачу — они повышают ценность продуктов своей компании и помогают ей укреплять конкурентоспособность. В процессе принятия решения о закупках их роль особенно важна, если потребители стремятся усилить свои позиции или выходят на новые рынки, на которых вы давно работаете и славитесь большими знаниями и опытом. Именно в этой ситуации надо сделать все возможное, чтобы заручиться их поддержкой.

Менеджеры отделов зачастую непосредственно пользуются вашими товарами или услугами. Им необходимо четкое подтверждение, что сотрудничество с вами действительно будет для них выгодно. Члены закупочной группы играют важную роль в определении нужных их фирме продуктов и в оценке эффективности работающих на рынке поставщиков.

Составить список лиц, которые потенциально могут участвовать в процессе принятия решений о закупках, совсем не трудно; намного труднее определить, кто из них реально, фактически вовлечен в данный процесс. Многие из членов закупочной группы принимают в ее работе участие лишь на неофициальном уровне или только на отдельных стадиях закупочной деятельности, следовательно, чтобы их выявить, вам необходимо внимательно присмотреться к такому направлению деятельности поставщика, как научные исследования и конструкторские разработки.

Обычно в самом выгодном положении для выявления основных лиц, принимающих решение о закупках, находится ваша сбытовая группа, регулярно контактирующая с потребителями, но можно использовать и другие методики, а именно:

• Независимые исследования для выявления, как компании закупают товары и услуги разного типа; такое исследование можно ограничить конкретными группами потребителей или провести в рамках всей отрасли.
• Открыто публикуемые отраслевые обзоры моделей покупательского поведения; они позволяют получить общие рекомендации для выявления основных лиц, ответственных за принятие решений о закупках, однако сделанные благодаря им выводы необходимо подтвердить исследованием конкретных потребителей.
• Реклама, предполагающая прямой ответ адресата; отклик анализируется для выявления моделей принятия решений о закупках.
• Совместные проекты, в рамках которых члены команды потребителя сотрудничают с членами вашей команды; взаимоотношения и проверенные процедуры, возникающие в результате этого сотрудничества, становятся отличной подсказкой, кто является скрытым, неявным участником процесса принятия решений о закупках.

Поскольку процесс закупочной деятельности динамичен, анализ описанных выше исследований стоит проводить постоянно. Члены команды, принимающей решения, могут переходить на другую должность или увольняться, не говоря уже о том, что их влияние, как уже отмечалось ранее, довольно сильно варьируется даже на разных стадиях данного процесса.

Типичные ошибки в закупочной деятельности

Старайтесь, чтобы внимание вашей сбытовой группы было сосредоточено на лицах, реально отвечающих за решения о закупках. Помните, что компании редко четко описывают, кто в них оказывает на решения данного рода фактическое влияние. А ведь если, например, спецификации закупаемого продукта изначально определяет кто-то другой, все встречи и контакты с менеджером по закупкам будут пустой тратой времени.

Вам может казаться, что вы просто продаете свой товар или услугу своим потребителям, а ваш продукт, вполне возможно, чрезвычайно важен для успеха их бизнеса. Например, если это новаторский компонент, благодаря которому они смогут создать новое издание или выйти на новый рынок, то ваша компания является для них потенциальным стратегическим партнером. Непременно убедитесь, что эта мысль будет донесена вами до руководства фирмы-потребителя.

Требования к закупкам постоянно меняются, как и лица, принимающие решения о них. Потребители могут выводить на рынок новые продукты, отказываться от некоторых прежних товаров или услуг, приобретать другие компании и т. д. А люди приходят и уходят, что сказывается на составе группы, ответственной за принятие решений о закупках.